Kokous alkaa, osallistujat valuvat paikalle vähitellen. Paikallaolijat rupattelevat säästä ja kuulumisista. Aloitetaan. Erityisesti kokoonkutsuja ja esittelijä käyttävät aikaa varmistaakseen kuulevatko ja näkevätkö kaikki heidät. Samoin moni muu osallistuja haluaa varmistua, kuulevatko muut.
Tämä kaikki on tuttua etäkokouksista. Olisiko tämä aiheellista myös kokouksissa, joissa kaikki ovat läsnä ja samassa tilassa. Miten varmistamme, että meidät kuullaan ja että me kuulemme muut? Siis oikeasti, että jokainen kuulee sen, mitä tarkoitamme eikä vain sen, mitä sanomme.
Äänen kuuleminen ei ole tae siitä, että tulemme aidosti kuulluksi ja ymmärretyksi. Samaa voi miettiä itsestä. Kuuntelemmeko toisia myös ymmärtääksemme, mitä he todella tarkoittavat? Ja lisäksi itsellä voi olla mielessä tärkeä kommentti tai vastaväite ja yritämme kiivaasti kuunnella sopivaa taukoa, koska saamme oman äänemme kuuluviin. Etätapaamisissa se on vielä hankalampaa, kun emme pysty havainnoimaan muiden kehonkieltä. Odotamme, koska toinen vetäisee henkeä, jotta saamme äänemme linjoille, kun puheenvuoroa voi olla vaikea saada.
Joskus huomio kiinnittyy johonkin tarpeettomaan sivuseikkaan, joka ei kuulu ollenkaan varsinaiseen asiaan, mutta estää aidon kuuntelun. Multitasking, monen asian tekeminen yhtä aikaa, on takuuvarma kuullun ymmärtämisen tuhoaja. Etäpalaverit ovat olleet loistava mahdollistaja tuomaan ihmisiä yhteen ilman fyysistä kohtaamista ja matkustelua, mutta ne ovat myös erittäin raskaita ja vaativia, erityisesti, jos niitä on päivässä paljon ja peräkkäin.
Tee kuuntelu helpoksi
Jos sinulla on tärkeää sanottavaa, haluat varmasti vaikuttaa siihen, että tulet kuulluksi ja myös ymmärretyksi. Kuunteleminen on taitolaji, joka lähtee hyvästä asenteesta. Mikä on osallistujien vireys ja vastaanottokyky, asenne, mielenkiinto? Pidä riittävästi taukoja puheessa, anna muille mahdollisuuksia kommentoida tai kysyä. Mikäli puheesi ei aiheuta kommentteja tai muita reaktioita, varmista viestin vastaanotto. Kysy kysymyksiä: mitä ajatuksia tai tunteita sinun kertomasi aiheutti, onko siitä kenelläkään kokemuksia, mitä riskejä tai mahdollisuuksia aiheesta voisi seurata? Jos sinulla on pidempi asia, minkä perille menon haluat varmistaa, kerro aluksi mistä puhut ja puheenvuorosi jälkeen tee lyhyt yhteenveto siitä, mitä olet sanonut. Tämä kaikki siis riippumatta siitä, onko kyseessä lähipalaveri vai virtuaalinen etäpalaveri. Kuuntelu kannattaa tehdä mahdollisimman helpoksi.
Kun kokousta pidetään niin, että on mahdollista nähdä osallistujat, on helpompi tehdä huomioita muiden vireystilasta ja siitä, kuulevatko ja kuuntelevatko he sinua. Mutta aina näköhavaintoihinkaan ei voi luottaa. Silloinkin on ihan hyvä tarkistaa, kuuluuko ääneni ja kuunteletteko? Kuulumisvikaa voi joutua korjaamaan joskus lähettäjän, joskus vastaanottajan päästä tai siltä väliltä.
